lv
lv
lv
lv

Divi miljoni dokumentu mēnesī: Unifiedpost vadītājs par biroja prasībām un digitalizācijas tendencēm Latvijā

Laiki, kad visi rēķini tika piestādīti tikai papīra formātā, ir beigušies, taču uzņēmumiem, kuriem katru mēnesi nākas piestādīt tūkstošiem rēķinu, atbalsts ir nepieciešams vēl aizvien. Šo atbalstu sniedz Unifiedpost – uzņēmums, kura pirmsākumi ir meklējami papīra ērā, un kas nu jau aptuveni desmit gadus atrodas MŪKU SALĀ. Par to, kas slēpjas aiz uzņēmuma biroja durvīm un par digitalizācijas attīstību Latvijā, pastāsta Edgars Strazds, Unifiedpost vadītājs Latvijā.

 

 

Sarežģītā vēsture un apmaksas iespēju lēciens

 

Unifiedpost savus pakalpojumus Latvijā piedāvā vairāk nekā 20 gadus, un pašlaik ir vadošais finanšu procesu automatizācijas pakalpojumu sniedzējs gan valsts sektorā, gan uzņēmumiem. 1998. gadā Unifiedpost radies kā Zviedrijas pasta meitas uzņēmums, taču, kā stāsta Edgars Strazds, tā vēsture Latvijā ir sarežģīta. “Mums ir bijuši 6 dažādi nosaukumi un dažādi īpašnieki, taču nevarētu teikt, ka Unifiedpost ir ienācis Latvijā – precīzāk būtu teikt, ka tas iegādājās Latvijas uzņēmumu grupu. Pirms tam bijām akciju sabiedrība “Fitek”. Tajā laikā darbojāmies Baltijas valstīs, Slovākijā, Serbijā, Lielbritānijā un Melnkalnē, taču vairāk bijām tāds reģionāls tirgus spēlētājs. Pašreizējo nosaukumu ieguvām vien 2020. gadā,” stāsta Unifiedpost Latvia vadītājs.

 

Sākotnēji Unifiedpost klienti bija uzņēmumi, kuriem ir liels klientu vai privātpersonu skaits, un kuriem katru mēnesi bija nepieciešams izsūtīt rēķinus. “Katru mēnesi saņēmām datu failu, datus sagatavojām, pārveidojām un devām uz druku, kur ir lielas jaudas printeri, lielas jaudas aplokšņotāji, taču laika gaitā mūsu darbība ir transformējusies,” stāsta Edgars Strazds. 

 

Ar laiku šis process pārcelts arī uz digitālo vidi – rēķini izsūtīti arī PDF failu veidā, pēc tam pievienotas apmaksas poga, lai rēķinu varētu uzreiz apmaksāt internetbankā. “Mūsdienās tas viss ir pašsaprotami, bet lēciens no papīra rēķina līdz PDF failam ar apmaksas iespējām toreiz bija diezgan liels,” viņš stāsta. “Ir uzņēmumi, kuriem ienāk daudz rēķinu, un mēs palīdzam šo procesu sakārtot, ietaupot laiku un naudu. Kā piemēru varu minēt Rīgas domi, kurai katru mēnesi ienāk 10-15 tūkstoši rēķinu. Visos šajos rēķinos no bildēm spējam izlasīt datus strukturētā formā, un nodot uz grāmatvedības sistēmu. Tādā veidā nav nepieciešama manuālā datu ievadīšana, skraidīšana pa koridoriem, parakstu vākšana – to visu var izdarīt elektroniski. Ja agrāk viena rēķina apstrāde varēja ilgt līdz 30 minūtēm, tad šobrīd tas aizņem vien pāris minūtes,” par Unifiedpost darbību stāsta tā vadītājs. 

 

“Vienmēr esam teikuši, ka rēķins pēc būtības nav vajadzīgs, tas vienkārši ir datu nesējs. Patiesībā vajag tikai iegūt datus no vienas sistēmas, kur rēķins top, līdz otrai, kur to vajag iegrāmatot vai apmaksāt. Viss pārējais ir nevajadzīgs vidusceļš. It sevišķi, ja runājam par papīru – tas ir potenciāli sliktākais datu nesējs, kāds šobrīd vien var būt,” par uzņēmuma vīziju stāsta Edgars Strazds. 

 

Unifiedpost pakalpojumi nav paredzēti tikai lielajiem uzņēmumiem – šobrīd aktīvi tiek strādāts pie tā, lai Unifiedpost varētu apkalpot mazos un vidējos uzņēmumus. “Esam izveidojuši platformu rēķinu sūtīšanai, saņemšanai un integrācijai ar savu grāmatvedības sistēmu – Banqup, ko pašlaik ieviešam to visās Eiropas valstīs, kur ir mūsu biroji. Tas būs drošs tīkls uzņēmumiem, kurā var apmainīties ar rēķiniem, dokumentiem, veikt maksājumus un komunicēt ar savu grāmatvedi,” viņš stāsta. 

 

 

 

 

Digitalizācijas tendences un priekšroka pār Rietumeiropu

 

Par to, ka pēdējo gadu laikā ir mainījušies ne tikai sabiedrības, bet arī uzņēmumu paradumi un vajadzības, ir runāts gari un plaši, un šīs izmaiņas nenoliedzami ir ietekmējušas arī digitalizācijas tempus Latvijā, ko apstiprina arī “Unifiedpost” vadītājs. “Tendence noteikti bija ļoti spēcīga – visi mēģināja izdarīt tā, lai darbs attālināti neapstātos. Arī valsts ir nolēmusi, ka, sākot no 2025. gada rēķinu apmaiņa notiks tikai elektroniski starp uzņēmumu un valsts sektoru, kā arī no uzņēmuma uz uzņēmumu. Ieviešot šādus procesus, tiek mazināts ēnu ekonomikas īpatsvars valstī,” viņš stāsta. “Tāpēc jā, tendences noteikti ir digitalizācijas virzienā.”

 

Taču šāda virzība uz digitalizāciju noved pie nākamā jautājuma – ko darīt ar cilvēkiem, kuri ir pieraduši pie rēķinu saņemšanas papīra formātā? “Viens no iemesliem, kāpēc šobrīd vēl aizvien ir tik liels papīra īpatsvars, ir tāds, ka nevienam nevar aizliegt saņemt kaut ko papīra formātā. Nodrošinot vitāli svarīgu pakalpojumu, piemēram, elektrību, liela daļa no klientiem nekā citādi šo informāciju neuztver. Tā tas ir un būs vēl kādu laiku, bet es nedomāju, ka Eiropā ir kāda valsts, kur papīra rēķinu vairs nebūtu,” stāsta Unifiedpost vadītājs.

 

Pašlaik uzņēmums mēnesī vidēji apstrādā 2 miljonus dokumentu Latvijā, taču vēl aizvien liela daļa dokumentu ir drukātā veidā. “Galvenie iemesli ir pieradums vai nevēlēšanās šo informāciju apstrādāt elektroniskā veidā. Tāpat mums vēl aizvien nav attīstīta tāda lieta kā ierakstīta digitāla vēstule – ja vēlies nosūtīt pavēsti vai oficiālu dokumentu, paziņojumu par parādiem, tad tas ir uz papīra. Tāpēc mums vēl ir tāls ceļš ejams,” viņš stāsta.

 

 

 

Tā kā Unifiedpost savus pakalpojumus sniedz uzņēmumiem teju visā Eiropā, ir novērojamas arī dažādas tendences, kas Latviju nošķir no citām valstīm. “Pirmais noteikti ir tas, ka, pielāgojoties jaunajām vēsmām, mēs bieži pārcenšamies, izdarām kaut ko labu gribot, bet patiesībā sarežģījam sev nākotni. Arī tas, ka 2025. gadā noteiksim obligātu e-rēķinu apmaiņu starp biznesa un valsts sektoru, kā arī uzņēmumiem savā starpā, ir ambiciozi. Arī Igaunijā šāda apmaiņa ir tikai starp valsti un uzņēmumiem,” stāsta Edgars Strazds. 

 

“Taču tas, kur mēs esam priekšā lielākajai daļai Eiropas, it īpaši Rietumeiropai, ir tas, cik daudz mēs izmantojam elektroniskos rīkus. Piemēram, ja runājam par Smart-ID – Rietumeiropā šādi rīki nav tik izplatīti. Mēs šeit, Latvijā, pilnvērtīgi izmantojam elektronisko parakstu, vairāk izmantojam iespēju apstiprināt savu identitāti ar mobilo telefonu. Tādā ziņā mēs noteikti esam priekšā Eiropai, tāpēc viņiem ir, ko no mums pamācīties,” viņš stāsta.

 

 

Printeris virtuves izmērā

 

Mūkusalas Biznesa Centrā Unifiedpost atrodas jau aptuveni 10 gadus, un nepieciešamās telpas ir patiešām specifiskas, jo uzņēmumam vajadzīgs ne tikai administrācijas birojs, bet arī plašas telpas dokumentu drukāšanai. “Mums ir svarīgi tas, ka nepieciešamas diezgan lielas telpas – ja raugāmies uz mūsu darbības specifiku, tad mums ir drukas cehs, kas pēc būtības ir ražošanas telpas. Tāpat mums ir digitalizācijas nodaļa, kur viss notiek samērā industriāli. Mums ir lielformāta un ātrjaudas skeneri, kas ir pietiekami liela tehnika, nemaz nerunājot par aplokšņotājiem un printeriem – katrs printeris ir neliela dzīvokļa virtuvītes izmērā – katrs ar savām elektrības un ventilācijas prasībām,” par telpu vajadzībām stāsta Edgars Strazds. 

 

 

“Protams, svarīga ir arī atrašanās vieta, lai mēs spētu darbiniekiem piedāvāt pietiekami daudz iespēju tam, kā nokļūt līdz birojam, piemēram, labs sabiedriskais transports. No cenas viedokļa pavisam noteiktu lētāk būtu nomāt telpas kaut kur ārpus Rīgas vai vismaz ārpus centra, bet birojam ir jāatrodas ērtā vietā gan no klientu, gan darbinieku viedokļa,” viņš stāsta. 

 

 

Unifiedpost darbinieku skaits ir mainīgs – atkarībā no aktuālajiem projektiem, taču šis skaitlis svārstās no 70 līdz 90 darbiniekiem. “Katrs uzņēmums savā ziņā ir dzīvs organisms, tas mainās, rodas jaunas vajadzības un vecās pazūd. Darba vietas migrē un mainās, bet mēs neesam atvērtā tipa biroju cienītāji, kas pandēmijas laikā mums ļoti nāca par labu,” stāsta uzņēmuma vadītājs. “Mūsu plānojums mums ir ļoti palīdzējis – katram departamentam ir savs stūrītis, un arī departamenta iekšienē telpas ir iespējams nodalīt.”

 

Pašlaik daļa Unifiedpost darbinieku no biroja strādā divas dienas nedēļā, taču ir cilvēki, kas biroju apmeklē katru dienu. “Ja lielais printeris ir šeit, uz vietas, ar to nekā nevar operēt no mājām. Palaist to varētu, bet ir daudz darbību, kas jāveic uz vietas. Bet pamatā cilvēki 2-3 dienas darbojas no mājām. Un tas, ka pie mūsdienu degvielas cenām nav jābrauc katru dienu uz biroju, pavisam noteikti ir zināms ietaupījums,” viņš stāsta. 

 

Tā kā telpu prasības ir samērā sarežģītas, liela nozīme ir sadarbībai ar Mūkusalas Biznesa Centra vadību. “Ir ļoti svarīgi, lai viss strādātu, kā nākas. Sākot ar kondicionieriem un beidzot ar telpu pārplānošanu un remontiem. Tās ir lietas, kurām ir jābūt ļoti augstā līmenī, un no šāda viedokļa Mūkusalas Biznesa Centrs ir ļoti atsaucīgs. Bet esam relatīvi pašpietiekami, jo labs īpašuma apsaimniekotājs ir tāds, par kuru tu neaizdomājies, ja viss nepieciešamais tiek nodrošināts,” nobeidz Unifiedpost vadītājs.